Schedule a demo with us
We can help you solve company communication.
Hoe bepalend is het kunnen overleggen van gespreksnotities en (dossier)aantekeningen, oftewel dossiervoering, in een tuchtzaak? Uit de tool van inzichtintucht.nl volgt dat dossiervoering bepalend is voor een tuchtklacht. In het eerste deel van deze blog worden voorbeelden van uitspraken gegeven. In het tweede deel geeft functionaris gegevensbescherming mr. Irene van Holst inzicht in de bewaartermijn van gespreksnotities en (dossier)aantekeningen volgens de wet- en regelgeving.
Behalve dat het BFT bij een controle een klacht voor ‘onzorgvuldige dossiervoering’ kan indienen blijkt uit onderzoek van de tuchtrechtuitspraken dat dossiervoering bepalend is in de uitkomst van een uitspraak.
Sinds 2008 vinden we in totaal 20 tuchtrechtzaken waar de (kandidaat-)notaris erop gewezen is tekort te schieten in haar of zijn dossiervorming.
Enkele voorbeelden van tuchtrechtuitspraken waar het (niet) doen van dossiervoering bepalend is voor de uitspraak.
“Het is aan de notarissen om, aan de hand van de dossiervoering, aan te tonen dat aan de verplichtingen is voldaan. Een onvolledige dossiervoering en het ontbreken van dossieraantekeningen komen dan ook voor risico van de notarissen.”
Dat het risico van een onvolledige dossiervoering bij de notaris ligt wordt ook in ECLI:NL:TNORARL:2017:23 duidelijk: “Er zijn geen andere aanwijzingen dan het verweer van de notaris dat hij klaagster wel degelijk heeft geïnformeerd. Onder deze omstandigheden houdt de kamer het er voor dat de gevolgen van de wijzigingen van de huwelijkse voorwaarden klaagster redelijkerwijs pas na de ondertekening in 2012 bekend zijn geworden.”
Naast dat het niet documenteren van aantekeningen in het nadeel van de verdediging van de verweerder (notaris) werkt, kan dit ook extra aangerekend worden en meewegen in de strafmaat. “De notaris heeft niet gehandeld zoals een behoorlijk notaris betaamt. De notaris heeft de eer en aanzien van het notariaat geschaad door het testament te passeren zonder het doen van nader onderzoek en het maken van aantekeningen. De Kamer is van oordeel dat de maatregel van waarschuwing passend en geboden is.” ECLI:NL:TNORDHA:2020:17.
In de voorgaande sectie wordt het belang van dossiervorming duidelijk. Het ontbreken van dossiervorming is voor het risico van de notaris. Maar hoelang dient volgens de wet- en regelgeving de dossiervorming dan aangehouden te worden? Voor het antwoord op deze vraag voorziet functionaris gegevensbescherming mr. Irene van Holst ons van een handig overzicht van de regelgeving en wat daarin van de (kandidaat-)notaris verwacht wordt.
De opdrachtnemer heeft de verantwoordingsplicht (Art 7:403 BW) om voor de opdracht relevante gegevens op te nemen in het dossier en te bewaren.
Verjaringstermijn (3:331 BW): 5 jaar nadat de schuldeiser met de tekortkoming bekend is geworden en in ieder geval 20 jaar nadat de tekortkoming is ontstaan. Dit termijn is langer in geval van milieuzaken, dan 30 jaar.
Volgens de Archiefwet mag niets worden vernietigd, tenzij het is geregeld in de desbetreffende Selectielijst. Voor het notariaat is de selectielijst vastgesteld op 9 augustus 2005, Stcrt. 1 november 2005, nr. 212/ pag. 12.
In de selectielijst staat een termijn opgenomen voor stukken die ter voorbereiding of afhandeling van authentieke akten hebben gediend. Voor milieuzaken is de termijn dertig jaar en voor overige zaken geldt een bewaartermijn van twintig jaar.
Op grond van artikel 33 van de Wwft dienen gedurende 5 jaar, en op toegankelijke wijze, documenten en gegevens die zijn gebruikt voor het cliëntenonderzoek bewaard te worden. De volgende gegevens dienen in dat verband onder meer te worden vastgelegd en bewaard:
De KNB heeft na de inwerkingtreding van de Wwft een Handleiding voor de toepassing van de Wwft opgesteld die in de loop van de jaren is geactualiseerd, onder meer per 1 januari 2014 en 1 april 2016. Daarin is onder meer de volgende aanbeveling opgenomen: “Derhalve is het, ook als besloten wordt geen melding te doen, sterk aan te bevelen dat de notaris vastlegt welke stappen in het kader van het onderzoek zijn genomen, wat daarvan de resultaten zijn geweest en dat deze informatie gedurende vijf jaren wordt bewaard. Op deze manier kan achteraf worden beoordeeld of de notaris zijn zorgplicht ten aanzien van de meldingsplicht op de juiste wijze heeft ingevuld”.
In ECLI:NL:TNORSHE:2022:31 haalt het BFT de Archiefwet 1995 en de daarop gebaseerde KNB-selectielijsten notarissen aan en stelt dat notarissen verplicht de financiele stukken en verantwoording 7 jaar bewaard moeten blijven. Maar alle voorbereidende handelingen voor akten moet je 20 of 30 jaar bewaren. Aanvullend stelt het BFT dat informatie in verband met de Wwft minimaal vijf jaar moet worden bewaard en het verweten handelen binnen deze termijnen valt.
Voor het indienen van een tuchtklacht stelt de wet op het notarisambt: “een klacht kan slechts worden ingediend gedurende drie jaren na de dag waarop de tot klacht gerechtigde van het handelen of nalaten van een notaris, toegevoegd notaris of kandidaat-notaris dat tot tuchtrechtelijke maatregelen aanleiding kan geven kennis heeft genomen.”
De beslissing tot niet-ontvankelijkverklaring blijft achterwege indien de gevolgen van het handelen of nalaten redelijkerwijs pas nadien bekend zijn geworden. In dat geval verloopt de termijn voor het indienen van een klacht een jaar na de datum waarop de gevolgen redelijkerwijs als bekend geworden zijn aan te merken.
Vanuit de hoek van de AVG met betrekking tot verwerking van persoonsgegevens moet je jezelf eigenlijk steeds afvragen: waarom verwerk ik een gegeven (grondslag)? Vaak zal dat in geval van notaris zijn dat verwerking is toegestaan omdat de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 onder c AVG). Maar daarnaast kent de AVG ook het uitgangspunt van de minimale gegevensverwerking (artikel 5 lid 1 sub c AVG), dus het streven om zo min mogelijk gegevens te verwerken omdat elke verwerking in principe een inbreuk is op iemands privacy.
Op de website inzichtintucht.nl worden de tuchtrechtzaken uit het notariaat verzameld en voor de leden beschikbaar gesteld. Met de handige tools doorzoekt u de uitspraken en maakt u uw eigen analyses.
