Blog

Conclusie en Aanbevelingen: De Filterende Werking van Voorzittersbeslissingen
De filterende werking van voorzittersbeslissingen - deel 3

Dit is het finale deel van onze drieluik waarin we de 'filterende' werking van voorzittersbeslissingen binnen het notarieel tuchtrecht onderzoeken. In deel 1 richtten we ons op de effectiviteit van deze beslissingen, terwijl we in deel 2 het aantal tuchtzaken analyseerden dat ongegrond of niet-ontvankelijk wordt verklaard. In dit slotstuk trekken we conclusies op basis van onze bevindingen en doen we mogelijke aanbevelingen.

Overzicht van de inzichten

Uit onze analyses komen de volgende belangrijke inzichten naar voren:

• Effectiviteit van voorzittersbeslissingen:
  • Na ingrijpen door de voorzitter stranden 72 van de 83 klachten (87%).
  • Er zijn significante verschillen tussen de Kamers: de Kamer Amsterdam past in 25% van de klachten een voorzittersbeslissing toe, terwijl dit bij de Kamer Den Haag 15% is.
• Doorlooptijd van tuchtklachten:
  • In 2023 bedroeg de gemiddelde doorlooptijd van een tuchtklacht 157,5 dagen, een stijging ten opzichte van 143 dagen in 2018.
• Uitkomsten van tuchtzaken:
  • Van de klachten die voor de Kamer komen, wordt 58% ongegrond (38%) of niet-ontvankelijk (20%) verklaard.

Conclusies

Op basis van deze inzichten kunnen we de volgende conclusies trekken:

1. Voorzittersbeslissingen zijn een effectief filter:
   • Het ingrijpen door de voorzitter, met name via voorzittersbeslissingen, blijkt zeer effectief in het verminderen van het aantal klachten dat volledig door de tuchtprocedure moet gaan.
   • De verschillen tussen Kamers suggereren dat er mogelijkheden zijn om de toepassing van voorzittersbeslissingen te optimaliseren en uniformeren.
2. Hoge aantallen ongegronde en niet-ontvankelijke klachten:
   • Het feit dat 58% van de tuchtklachten ongegrond of niet-ontvankelijk wordt verklaard, wijst op een potentieel inefficiënt gebruik van middelen en tijd binnen het tuchtproces.
   • Dit hoge percentage suggereert dat er ruimte is voor een verscherping van het filtermechanisme voorafgaand aan de behandeling door de Kamer.
3. Stijgende doorlooptijd van tuchtklachten:
   • De toename in de gemiddelde doorlooptijd van tuchtklachten kan wijzen op een groeiende belasting van het tuchtrechtssysteem.
   • Het efficiënter filteren van klachten kan bijdragen aan wegnemen van deze belasting bij de Kamers.

Aanbevelingen

Op basis van onze conclusies doen we de volgende aanbevelingen:

1. Optimaliseer de inzet van voorzittersbeslissingen:
   • Uniformeer praktijken tussen kamers: Stimuleer best practice-sharing tussen de Kamers om de effectiviteit van voorzittersbeslissingen te verhogen.
   • Vergroot het toepassingsbereik:> Overweeg om vaker voorzittersbeslissingen toe te passen, met name in gevallen die waarschijnlijk ongegrond of niet-ontvankelijk zullen worden verklaard.
2. Introduceer data-gedreven en AI-ondersteunde analyse:
   • Data-analyse van klachtpatronen: Gebruik geavanceerde data-analyse om patronen te herkennen in klachten die vaak ongegrond of niet-ontvankelijk zijn.
   • AI voor voorspellende beoordeling: Ontwikkel AI-modellen die kunnen helpen bij het vroegtijdig identificeren van klachten met een lage kans van slagen, waardoor deze sneller kunnen worden afgedaan.
3. Onderzoek alternatieve afhandelingsmethoden:
   • Mediation en bemiddeling: Overweeg de inzet van mediation (als parallel traject of als alternatief) voor formele tuchtprocedures, vooral in zaken waar miscommunicatie of misverstanden centraal staan.
   • Voorzittersgesprekken uitbreiden: Verhoog het aantal voorzittersgesprekken om tot minnelijke oplossingen te komen, wat kan leiden tot een afname van formele klachten.
4. 4. Verscherp het toelatingsfilter voor klachten:
   • Verduidelijking van ontvankelijkheidscriteria: Communiceer duidelijker over de criteria voor ontvankelijkheid om onnodige klachten te voorkomen.
   • Voorlichting aan potentiële klagers: Bied meer informatie en begeleiding aan potentiële klagers over het tuchtproces en de verwachte uitkomsten.

Slotgedachte

De voorzittersbeslissingen spelen een cruciale rol in het efficiënt laten functioneren van het notarieel tuchtrecht en zijn belangrijk voor zowel de klager als de beklaagde. Door deze filterende werking te optimaliseren en te ondersteunen met data-gedreven inzichten en AI-technologieën, kunnen we het systeem verder verbeteren. Het introduceren van alternatieve afhandelingsmethoden zoals mediation kan bovendien bijdragen aan een meer effectieve en menselijke benadering van klachtenafhandeling.